Een werkend intranet of een social intranet dat werkt

Het intranet is de laatste jaren veranderd van een digitale versie van het bedrijfsblad tot een digitale werkplek die de kenniswerker ondersteunt bij het uitvoeren van haar werkzaamheden.  Deze nieuwe generatie intranetten verhoogt de effectiviteit en efficiency van de medewerkers door het stroomlijnen van communicatie, samenwerking en het delen van kennis.

 

Volgens Evoke kenmerkt een nieuwe generatie intranet zich door de volgende leidende principes:

 

Relatie netwerk aan de basis van het intranet.                  
Dialoog opzetten met en tussen de gebruikers.
Content krijgt een social context.              
Iedereen auteur en kennisbron.                
Gebruikers willen informatie vinden in plaats van zoeken.
Iedere gebruiker zijn eigen (gepersonaliseerde) digitale werkplek.

 

 

Veel klassieke intranetten worden ingericht op basis van het organigram van de organisatie. Mensen zijn echter gewend om samen te werken met andere mensen en niet met ‘afdelingen’. Indien men op zoek is naar een stuk specifieke informatie zal men vaak als eerste stap een collega raadplegen in plaats van zelf gaan zoeken. Het intranet moet dan ook het proces van het verbinden van gebruikers faciliteren.

 

Hiervoor beschikt de nieuwe generatie intranetten over social media functionaliteiten die populair zijn geworden binnen sites als Facebook en LinkedIn. Zo moet het voor gebruikers mogelijk zijn om een gedetailleerd profiel op te stellen met persoonsgegevens en competentieprofielen. Ook is het mogelijk voor gebruikers om andere gebruikers toe te voegen aan hun eigen organisatienetwerk. Deze rijke set aan data geeft de mogelijkheid eenvoudig met andere gebruikers in contact te komen door middel van zoeken op personen.

 

 

De meeste intranetten binnen bedrijven zijn totaal gericht op het eenzijdig zenden van informatie vanuit de organisatie. De nieuwe generatie intranetten maakt het mogelijk om een dialoog aan te gaan met en tussen de gebruikers. Door tweerichting communicatie te stimuleren kan de medewerker makkelijker om zijn mening gevraagd worden over ontwikkelingen binnen het bedrijf. Het wordt sneller duidelijk wat er leeft onder de medewerkers. Dit zorgt uiteindelijk voor grotere betrokkenheid.

 

 

Content wordt doorgaans gecreëerd door een centrale redactie die verantwoordelijk is voor het totale intranet. De nieuwe generatie intranetten maakt het mogelijk voor en stimuleert gebruikers om zelf actief kennis en informatie te delen.

 

Het creëren van deze “user generated content” wordt gefaciliteerd door de inzet van laagdrempelige tools zoals blogs,  forums en wiki’s.  Hierdoor is iedereen binnen de organisatie in staat  om een redacteur te worden. Door het verminderen van hiërarchische structuren en het verlagen van de drempel voor het creëren van content wordt het intranet een broedplaats voor innovatie.

 

 

Binnen een nieuwe generatie intranet is content niet langer een statisch brok informatie. Content wordt verrijkt door een social context. Gebruikers zijn in staat in te zien wie de auteur is, wat de mening is van collega's en hoe de inhoud wordt beoordeeld. Door deze social context wordt het voor gebruikers eenvoudiger de relevantie van content te kwalificeren.

 

 

Gebruikers zijn door de populariteit van Google op het internet gewend met het gebruik van zoektechnologie. Zoeken via Google is fundamenteel onderdeel geworden van het surfgedrag van gebruikers van het internet. Men zal veel eerder zoeken op bijvoorbeeld Evoke dan te navigeren via andere websites of gebruik te maken van de volledige url www.evoke.nl. Het is daarom belangrijk om zoeken een prominente plek te geven in het ontwerp van het intranet.

 

Om het zoeken te optimaliseren is de manier van structureren en sorteren van informatie van groot belang. Verrijking van informatie door middel van beschrijvende metadata is noodzakelijk om zoekresultaten te kunnen verfijnen door gebruik te maken van filters.

 

 

Veel klassieke intranetten bieden maar één manier van navigeren en houden geen rekening met het zoekgedrag van de gebruiker. Het blijkt vaak dat informatie die veel geraadpleegd wordt ver verscholen zit in het intranet. Dit zorgt ervoor dat gebruikers gefrustreerd raken en vinden dat de structuur van het intranet te complex is. Deze problemen hebben vaak niets te maken met de structuur maar meer met het zoekgedrag van de gebruiker.

 

Bij binnenkomst op kantoor, gedurende de lunch en aan het einde van de dag zijn de momenten waarop een intranet het meest bekeken wordt. Op deze momenten is de gebruiker een oriënterende gebruiker die geïnteresseerd is in de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf. Op andere momenten gedurende de dag zal de gebruiker het intranet bezoeken als gerichte gebruiker op zoek naar specifieke informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden.

 

Intranetten zijn vaak ingericht voor de oriënterende gebruiker waardoor nieuwe ontwikkelingen binnen het bedrijf de totale homepage in beslag nemen. Informatie voor de gerichte gebruiker zit echter verscholen achter drie of meer lagen navigatie. Hierdoor is de gerichte gebruiker onnodig veel tijd kwijt aan het zoeken naar zijn informatie, wat leidt tot onnodige frustratie. Het is dus belangrijk om bij de indeling van een intranet rekening te houden met het zoekgedrag van de gebruiker.

 

 

Werknemers kunnen hun fysieke werkplek aanpassen aan zijn of haar eigen wensen. Zo kunnen ze hun bureau en opslagruimte inrichten op een manier dat ze alles makkelijk kunnen terugvinden. Hierdoor zijn ze in staat om efficiënter te werken.

 

De indeling van het intranet wordt echter nog steeds opgelegd door de ontwikkelaar van de oplossing. Vaak weet een gebruiker, net als bij zijn fysieke werkplek, zelf wel hoe hij zijn intranet graag ingericht zou willen hebben.

 

Voor het behalen van het optimale resultaat uit een intranet is het essentieel dat de gebruiker in staat wordt gesteld om de omgeving naar eigen inzicht te personaliseren.  Hiervoor dienen echter wel duidelijke kaders en richtlijnen opgesteld te worden. Want net als bij de fysieke omgeving waar ook niet iedereen zijn eigen bureau mag meenemen, is de virtuele omgeving ook niet volledig vrij.